De tone of voice is de stijl waarin een bedrijf of merk communiceert met de doelgroep. Dus letterlijk “de toonaard” van de stem van de organisatie. Het toepassen van één vaste toon in teksten en andere communicatievormen maakt de organisatie herkenbaar. Het is zelfs medebepalend voor het imago. Het zorgt er ook voor dat het publiek en bestaande relaties steeds worden aangesproken op dezelfde wijze. Een toonaard die aansluit bij de identiteit die het bedrijf wil uitstralen.

Een tone of voice kan formeel zijn of juist informeel. Maar het gaat verder dan tutoyeren of niet. Het gaat ook over serieus of juist luchtig, direct of indirect, commercieel of informatief, technisch of juist toegankelijk. Deze tone of voice wordt idealiter consequent toegepast in alle uitingen, zoals brochures, de website, reclamespots, mailings, e-mails en overige correspondentie.

Passende en consequente toon

De toon wordt niet alleen bepaald door de achterliggende organisatie. Als het goed is stemt een bedrijf de stijl van alle externe communicatie af op de doelgroep die men wil bereiken en activeren.

Het bepalen en consequent gebruiken van dezelfde tone of voice gaat verder dan alleen de keuze of een bedrijf klanten tutoyeert. Organisaties bepalen hun tone of voice in functie van een buyer persona, een denkbeeldig persoon die model staat voor de ideale klant van het bedrijf. Het gaat niet alleen over zijn voorkeuren van product of dienst, maar ook over zijn waarden, eigenschappen, enzovoort die richtinggevend zullen zijn voor alle communicatievormen. Dit maakt het makkelijker om de eigen medewerkers hiervan bewust te maken en te houden. Het vereenvoudigt ook het briefen van externe partijen voor specifieke opdrachten, zoals een communicatiebureau of copywriter. En het draagt bij tot meer interactie met de doelgroep of buyer persona.